給年輕人的職涯瞭望台

「充分準備」造就「成功簡報」

報告者一定要充分瞭解自己的報告內容與資料,特別是相關的事實與數據,必須充分理解,並能正確無誤地運用。圖為iPhone發表會上的簡報場面。
報告者一定要充分瞭解自己的報告內容與資料,特別是相關的事實與數據,必須充分理解,並能正確無誤地運用。圖為iPhone發表會上的簡報場面。
Getty Images
第34期
劉孟奇(中山大學政治經濟學系副教授)

當我有機會訪談已經畢業,並在職場工作過一段時間的年輕人時,總喜歡問一個問題:「如果讓你的大學生活重來一次,你最想要改變的是甚麼?」在我的經驗裡面,最常聽到的一個答案是:「我會在課程需要做口頭報告的時候,主動爭取上台報告,好磨練自己的簡報技巧!」

在目前的職場中,簡報不只是許多工作的必要內容,更有著很高的重要性。一場令人印象深刻的成功簡報,可能「拯救」一個其實還需要加強的提案;而一場讓人覺得沈悶、抓不到重點、覺得簡報者不用心、甚至誤導聽眾方向的簡報,則可以輕鬆「毀掉」一個花費許多心力的企畫。

簡報是工作的「聚光燈時刻」

對個人而言,簡報其實是重要的「發光發熱」時刻。職場中的一個重要現實是:你如果一直「默默無聞」,就不要感嘆自己「懷才不遇」!要讓別人對你產生興趣,你必須有一定的「曝光度」。在日復一日的工作中,簡報就是「當聚光燈打在自己身上」的時候。你如果能把握這種關鍵的「舞台時刻」,完成一場「精彩演出」,並在其中展現自己的專業能力與敬業態度,讓聽眾留下深刻的好印象,就可能對你的職涯發展產生非常正面的影響。

為甚麼有不少年輕人,會後悔當初在學校的時候,沒有好好掌握上課報告的機會,練習自己的簡報技巧?這就是因為他們在進入職場後,才深刻體會到簡報能力的重要性。

但是,為甚麼這些年輕人在學校時,會對於「上台報告」一事避之唯恐不及?我想,一部分原因當然在於我們的教育制度偏重紙筆答題,在大學之前相當缺乏口頭報告的機會與訓練。另一個主要原因則在於:相較於「展現能力的機會」,許多人在面對簡報時,更擔心的是會不會因為表現不好,而在眾人面前「丟臉漏氣」的風險。

成功簡報祕訣:準備,準備,準備!

問題是,一旦進入職場之後,簡報往往是必要工作,就算是「趕鴨子上架」,也沒有逃避的藉口。不只於此,學校裡的老師其實一般都很和善,對於「不好的簡報」多半是「溫言鼓勵」;但是在職場中,「上不了檯面」的簡報很可能直接得到「下不了台」的嚴厲難堪。面對這種殘酷現實,也難怪會有很多人會懊悔當初沒有好好利用學校裡的「簡報友善環境」了。

無論如何,要讓簡報產生「發光發熱」的潛在效益,而不是成為「難堪漏氣」的巨大風險,除了「用心妥善準備」之外,別無其他捷徑。就如同舞台演出一般,縱使有再強的卡司、再好的設備,卻沒有用心針對觀眾的喜好進行表演設計,也沒有在正式演出前做過充分排演,結果很可能就是慘不忍睹。

說到「準備簡報」,許多人的腦海中大概會馬上浮現出「準備PowerPoint投影片」。的確,以目前電腦科技盛行的情形,在簡報時以投影片輔助已是常態,而如果運用得宜,也的確可以讓簡報生色不少。

「對投影片照本宣科」是大忌

但是,如果誤以為簡報的準備只是「將資料剪貼到投影片上」,同時簡報變成只是「對投影片照本宣科」,那就是大錯特錯。

為甚麼?因為簡報的目的是:「為聽眾創造正面的學習經驗,讓聽眾有效接收我們所要傳達的訊息,同時讓聽眾對自己留下正面印象。」

如果在簡報中,報告者只知道口頭重述投影片上的文字,這不只會讓聽眾覺得沈悶厭煩,也容易讓聽眾因為缺乏引導而抓不到訊息重點。除此之外,這種簡報更會讓聽眾留下「報告者缺乏準備與自信」的不良印象。

如何準備簡報

在下面,我們提供幾個關於「如何準備簡報」的重點:

一、充分瞭解你的報告,使自己具有「專家權威性」

報告者一定要充分瞭解自己的報告內容與資料,特別是相關的事實與數據,必須充分理解,並能正確無誤地運用。使用術語時必須精準,推論的邏輯必須嚴謹。請盡量把報告的重要資訊記憶下來,達到能夠不需要查閱書面就可以口頭引用的程度。只有當報告者展現出高度的「專家權威性」時,才能贏得聽眾的信任,並使自己的簡報具有足夠說服力。

二、選擇你要傳遞的核心訊息,並依此組織簡報

當一個報告者充分瞭解自己的報告內容以後,經常犯的一個錯誤是:想要在簡報中把自己知道的資訊全部都報告出來。這不只會讓自己面臨「簡報不完」的尷尬風險,也會讓聽眾弄不清楚這場簡報要傳遞的主要訊息為何。

研究指出,一場簡報下來,大多數聽眾只能記住三個重要訊息。請基本上就選擇三個你要傳遞的核心訊息,並依此組織簡報。

在組織簡報時,注意:(1)留意時間的限制與分配,不要虎頭蛇尾;(2)要有清楚的說明結構與論證邏輯,特別是能回答以下三點──這個議題為甚麼重要?我的主張或結論是甚麼?我根據甚麼而得出我的主張與結論?(3)適時使用故事與比喻,可以提高聽眾的興趣,並加深他們的印象,但是不要離題。

三、注意開頭與結尾

一般而言,在簡報開頭處要能夠:(1)讓聽眾知道簡報的目的;(2)引起聽眾對議題的興趣;(3)讓聽眾知道簡報的概要內容與進行架構。在簡報結尾處則可以摘要與強調整個簡報所要傳遞的核心訊息。請注意在開頭處要有感謝性的禮貌開場白(建議不要用不相干的玩笑話來開場),在結尾處則要感謝聽眾的聆聽,並歡迎聽眾提出問題。

四、不要濫用PowerPoint

PowePoint投影片的用處在於:(1)協助聽眾掌握報告的結構與脈絡;(2)協助聽眾掌握重要論點與邏輯順序;(3)協助聽眾掌握報告中的重要數字、術語或定義。投影片的字句應盡量精簡,不會讓報告者淪為「投影片播報員」。注意檢查投影片中資訊的正確性,因為一個錯誤數據就可以重傷整個簡報。如果要使用PowerPoint的話,請記得一定要事先確認器材設備及電腦檔案能正確運作。

PowerPoint當中有許多很炫的製作技巧,但是喧賓奪主的風險也高,我自己傾向於不要使用。如果你要在簡報當中放入一些圖片或影片,請記得適度,不要反過來中斷與干擾自己的報告流暢性。

五、注意服裝儀容與肢體語言

聽眾會根據穿著來判斷報告者的專業性與敬業態度,合宜正式的穿著也有助於自己專注在報告上面。一個簡單的穿著標準是「比你的聽眾高一個層級」;保險的穿著則是「深色專業衣著」,男生穿襯衫打領帶,女生穿套裝,基本上都不會有問題。也請注意穿著正式的鞋子。

注意自己的肢體語言必須能顯露出自己的熱忱與自信心。把身子朝向聽眾略微前傾,不要讓聽眾覺得疏遠;維持眼神與聽眾交會,並且用「遠近左右交替」的方法,讓自己的眼神與每一個區域的聽眾都能交會。

六、沈穩冷靜回答問題

簡報就要準備回答問題。「充分準備」是成功回答問題的前提。不要在心態上畏怯提問,更不能在肢體語言表現出來。記得:如果能夠成功回答高度挑戰性的問題,往往也就確立了別人對於簡報的正面評價。

專注聆聽提問者,並在完整聽完提問後再回答;在回答問題時,先謝謝提問人。如果遇到敵意性的問題,用中立而不帶情緒的方式回應。記得最重要的事情不是「以牙還牙」,而是聽眾對於自己風度的印象。遇到真的不知道如何回答的問題時,沈著冷靜地承認自己現在並不清楚這個問題的答案,但是會盡快把答案找出來。千萬記得,不管在哪一種情形下,都不要尷尬傻笑或「裝可愛」。

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