讀古文,學專業報告格式(之一)

許多職場新鮮人最容易感到頭痛的問題之一就是:不知道如何寫專業報告。
許多職場新鮮人最容易感到頭痛的問題之一就是:不知道如何寫專業報告。
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第5期
劉孟奇(中山大學政治經濟系副教授)

根據我對於大專畢業生進行調查的經驗,許多職場新鮮人最容易感到頭痛的問題之一就是:不知道如何寫專業報告。

為什麼會產生這個問題?有人或許會將這個問題歸咎於「因為在學校時作文沒學好」,也有人因此主張我們要更強化國文教育,特別是作文練習,甚至要更加強古文在教學中的比重。

的確,如果連基本的句子都寫不好,或辭不達意,或錯別字連篇,當然遑論能寫出一篇好的專業報告。但是我在調查過程中發現,即使是名校的文學院畢業生,也可能會在就業後受到這個問題的困擾。事實上,我在調查中還曾經遇過目前已經是國中教師的大學畢業生,認為他們學校的新進教師也會發生「不會寫報告」的問題。照道理講,這些畢業生應該已經是我們「國文/作文/古文」教育中的佼佼者,為什麼同樣還有「專業報告寫不好」的問題?

會作文,不會報告?

我對這個問題想了一陣子,後來有了一個心得,那就是:我們的「聯考用作文」其實與職場中的專業報告有不小的差距。因此,就算一個年輕人在求學的過程中寫過很多「考試用作文」,他其實很少有寫「專業報告」的經驗。換句話說,很多年輕人或許很會作文,但是卻不太會寫報告。

要了解問題所在,我們先來看一個例子。近年某次大學指考的國文作文題目是「想飛」,而同一年學測的題目則是「雨季的故事」。在題意上,這些題目強調的都是表達個人感想、抒發內在情感、描述個人成長經驗;如果提及外在世界的話,也是著重世界跟自我的關係。閱卷老師的給分重點包括「切題」、「自身經驗出發」、「文句流暢」;而在結構上,給分的重點則是「掌握起承轉合」。

根據報導,一篇獲得閱卷老師肯定,得到A高分的「四平八穩」作文是這樣的:「考生寫自己從小就羨慕鳥自由飛翔、無拘無束;長大後,了解人類和鳥的骨骼構造不同,所以鳥可以飛,人不能飛,但仍沒有放棄想飛的念頭;當寧靜的夜晚來臨,他幻想自己自在飛翔,獲得心靈上滿足;當黎明現實環境出現,仍不放棄想飛的夢想。」

要看出問題所在,我們先來介紹一個簡單的修辭學理論。根據學者的歸納,在我們的表達溝通中,有四種主要的修辭元素,分別是「事實」、「邏輯」、「故事」、「比喻」。舉例而言,如果我們要說服別人:這個產品的市場看好,值得全面推出。我們有以下幾種可能的說服方式:

訴諸事實:這個產品曾經試賣過三個月,每個月的平均銷售成長率達到100%。

訴諸邏輯:過去類似性質的產品只要在日本賣得很好,在台灣就會賣得很好。這個產品已經在日本大賣,所以我們預期它應該也可以在台灣大賣。

訴諸故事:我的朋友過去不敢用類似的產品,但是我把這個產品介紹給他以後,完全改變了他的看法。他現在天天使用這個產品,而且非常滿意。

訴諸比喻:我覺得這個產品的春天已經來了!

一言以蔽之,我們的「國文考試用作文」是一種相當偏重「故事」與「比喻」兩種修辭元素的表達模式。像是「想飛」或「雨季的故事」這樣的作文題目,光是題意就可以看出要多用「故事」與「比喻」,而少用「事實」與「邏輯」。在國文考試作文評分中強調的「起承轉合」格式,本質上就是一種由「故事性」主導的表達模式。因為最基本的故事結構就是「起始狀況(起、承)→事件發生(轉)→狀況改變(合)」,例如「很久很久以前,有一個灰姑娘,她的生活很不幸(起、承)→灰姑娘參加舞會,遇到王子(轉)→灰姑娘從此過著幸福快樂的日子(合)」。不只於此,國文作文還喜歡強調結尾的「餘音裊裊」,例如:「我知道人不能飛,但我仍不放棄想飛的夢想」。

想像一個例子:如果一個年輕人長久習慣於這樣「起承轉合」的作文方法,與偏重「故事」及「比喻」的修辭模式,而沒有受過多少關於「如何寫專業報告」的訓練。那麼,當他進入職場以後,被要求分析市場情況時,他可能會做出什麼樣的報告?

根據我的經驗,一個非常可能出現的情形是:報告者會先說他原來對市場情況有怎樣的看法(起);然後因為他看到或聽到什麼事情,讓他開始改變看法(承);但是因為有好幾種情況或說法出現,讓他接著覺得有好幾種可能性(轉);最後報告者可能還是不做出明確具體的結論,而是把問題丟出來,希望同事、上司或顧客自己判斷(合,並且餘音裊裊)。

另一個很可能出現的情況是:報告者基於過去「考試如何拿高分」的經驗,也順便談一下自己在整個過程中的「心路歷程」,分享他的「心情小故事」,例如他在想要了解市場情況時遇到什麼困難,如何解決,而這中間又帶給他什麼啟發等等。

這種報告方法當然跟職場有求的,有組織、有條理、並且重視事實與邏輯的報告有相當差距。然而,當一個年輕人可能因為做出類似的報告,而被上司責備「報告格式不合基本要求」時,他很可能覺得惶然不知所措──因為在他的經驗中,他一直以為這種「國文作文式」的寫作方法,就是標準的報告寫作格式。(待續)

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