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職涯規劃六步驟(之十五):適應與勝任你的第一年工作(下)

第28期
劉孟奇(中山大學政治經濟學系副教授)

「穩定可靠」是雇主會給予高度評價的核心能力,也是他們在評估一個職場新鮮人的未來發展性時,會非常留意觀察的特質。

在「穩定可靠」上的建議

原因不難理解。想一想,如果你買了一隻新手機或一台新電腦,你除了注意新機器外觀好不好看、功能是否強大之外,最重視的是甚麼?當然就是你的新機器是不是穩定,能夠可靠地執行你的指令,讓你及時得到自己想要的結果。否則的話,不管你的新機器如何時髦先進,如果它三不五時就當機罷工,或者不知何時就在重要關頭給你出狀況的話?你會不會抱怨連連,甚至產生「還是趕快換一台」的想法?

同樣地,如果你希望你的老闆不要產生「不如趕快換一個」的想法,而能夠如同你會重視自己「耐操好用」的手機或電腦一般地重視你的話,當然就要表現出「穩定度」及「可靠性」。

要如何表現出「穩定可靠」的特質?以下是一些建議:

  • Ÿ 守時!不管是上班、開會或與人會面,都要準時到達。記住一件事,公司、團隊與別人的時間都是有「機會成本」的。以前有句話說:「寸金難買寸光陰。」沒錯,你就算用「寸金」,也難以彌補別人的「寸光陰」,更不要說還可能因此誤事,這都不是跟別人說聲「對不起」,就可以輕描淡寫混過去的。對「可靠性」而言,「守時」是基本中的基本,而也因為如此,如果你連這一點都做不到的話,對別人的信任感與你的專業形象的殺傷力就會特別大。
  • Ÿ 答應了就要做到。不管是在口頭上、電話中、e-mail裡面、還是在會議中承諾過上司、同事或顧客的,只要你說過「我會去做」,那麼你就要去做,而且如期交出成果,不要找任何藉口拖延。要在職場中有好的長期發展,就要時時累積你自己的「信用資本」,讓別人可以放心把更重要的事情、更重大的責任交付給你,而不是一旦把事情交給你之後,還要為了「這件事情會不會有下文?會不會如期完成?」而擔心不已。
  • Ÿ 量力而為!知道自己的極限在哪裡,不要答應別人的,遠超過你能處理的。對於別人而言,「你答應了我,最後卻沒有做到」是遠比「不如我一開始就去找別人幫忙」要糟糕得多的情形。當然,這一點跟前面兩點必須相輔相成,如果你做事一向有「穩定可靠」的名聲,別人會知道你所以無法答應的主要原因是力有未逮,或時間不許可,而不只是推諉逃避。反過來說,量力而為,然後把承諾的事情如期盡力完成,也才能保護自己「穩定可靠」的名聲。

在「時間管理」上的建議

如果你能夠在前面三點「人際互動」、「能力展現」、「穩定可靠」上都表現得不錯,那麼恭喜你,你應該已經是一個受到相當肯定的新人,也是上司在栽培與拔擢時會優先考量的對象。

無論如何,因為你的責任會越來越重,不管是要做的事、要見的人、要開的會、要看的信、要吸收的資訊都會越來越多,甚至你要開始嘗試管理專案與經營團隊,這時候時間管理就可能成為一個大問題,必須特別留意。

以下是一些關於「時間管理」的建議:

  • Ÿ 善用「設定清楚目標,規劃執行步驟,按部就班實行」的方法。在職場,時間是非常寶貴的資源,設定清楚的目標,確定你把時間資源用在真正有價值的地方。針對目標,要有具體的執行步驟,並且不時加以省視,自己(以及自己所管理的專案或團隊)能不能按部就班地予以實行。如果不能,就要客觀地檢討是甚麼地方出了問題?是計畫不夠務實?還是在你的時程表中,沒有把足夠的時間資源用在重要目標,而被大量「看似緊急但缺少重要性的事情」蠶食掉寶貴的時間資源?
  • Ÿ 事情要分輕重緩急。對於不能延擱的重要工作,特別要注意進度。
  • Ÿ 你每天都會接受到大量資訊,對於那些你可以預期會經常接受到的資訊,建立一套可以有效快速吸收與做出回應的處理模式。舉例而言,在這些資訊中,哪些是一定要瀏覽確認的主要資訊,哪一些是除非主要資訊指出有其重要性,否則你忽略也沒有關係的次要資訊?對於固定格式的通知或報告,你能不能只看幾個關鍵段落與關鍵詞,就能大致判斷它與你工作的相關性與重要程度?你送給人家的訊息是否清楚、簡潔與有條理,讓人家能夠對重點迅速與有系統地回應,以節省雙方的時間?
  • Ÿ 找出你每天工作最有效率的時刻,然後以此為中心,來規劃一天的工作時程。
  • Ÿ 善用日常會出現的零碎時間進行學習,例如通勤。
  • Ÿ 可能的話,避免太早就把自己一段時間(例如兩個禮拜到一個月)內的可用時間完全塞滿。「臨時而緊急的事情」一定會出現,在一段時間內最好預留處理這些事情的彈性空檔。

在「社交合群」上的建議

  • Ÿ 只要時間與精力許可的話,可以多參與跟自己工作團隊或專業社群有關的社交活動,以讓你的上司、工作夥伴、其他專業人士有機會認識你。在有些比較不正式的社交場合中,你當然可以放鬆許多,但是仍要把自己的行為舉止會帶給別人的印象放在心上。
  • Ÿ 適當的社交是需要的,對於你所在的團隊而言,透過社交互動所建立的非正式關係可以成為珍貴的「緩衝閥」或「潤滑劑」。對於你所在的專業社群而言,透過社交互動則可以多累積有利於工作與發展的人脈。但是社交活動不能喧賓奪主,排擠掉你所需要的工作時間。記住對於你的工作夥伴而言,你真正的價值還是在於你能不能做為一個有效的團隊工作成員。另一方面,建立人際網路與自我行銷固然重要,但是你的實力與口碑才是重點。在行銷上有個傳統智慧:如果你的產品質量不夠,那麼廣告越成功,產品反而「見光死」得越快。對於社交也可以做如是觀。
  • Ÿ 對於辦公室內經常會出現的「派系」與「心結」問題要有心理準備,而如果這已經是事實的話,要謹慎地瞭解其中的禁忌或界線,既不要亂踩地雷,也盡量避免把自己捲進去,特別是避免成為「傳聲筒」、「馬前卒」或「代理人」。
  • Ÿ 不必談太多你過去的工作、上司、夥伴與公司。你稱讚也不是,你批評也不是。
  • Ÿ 穿著適當得體,不要不修邊幅,但也不必標新立異。多看看你所在的專業中,可以做為學習對象的前輩們是如何穿著,基本上照著穿就是了。

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