羅斯‧阿特金斯（Ros Atkins）在《英國廣播公司》（BBC）任職超過20年，目前是BBC主播，負責播報與解說全球重大事件，被譽為英國首屈一指的表達大師。他曾經和電視台總監敲定半小時會議說明新節目構想，後來總監行程延誤，只給了羅斯短短幾分鐘，但他成功地為對方打造資訊、讓點子成功被採用。
羅斯‧阿特金斯表示，這些表達，其實都是精心準備的成果。他將自己從面試碰壁到成為表達專家，這三十年來的經驗在著作《愈忙愈要會表達》中傾囊相授，總結了七步驟，從策劃到蒐集、篩選、架構、串連、濃縮資訊，到流暢表達，不僅能說了自己想說的，而且還顧及到了對方想知道的。
從第177期開始，《看》雜誌編輯部與多家出版社合作，為讀者精選好書，經授權後以小篇文章形式，供讀者吸收好書精華。以下內容摘自原書。
書名：《愈忙愈要會表達：讓自己受重用、點子被採用的解說藝術》
作者：羅斯‧阿特金斯（Ros Atkins）
譯者：王曉伯
出版社：時報出版
類別：溝通、表達、影響力、簡報
出版日期：2025年3月28日
====================================================
在2017年英國大選期間，BBC派我回到家鄉康瓦爾採訪。雖然是熟悉的地方，我仍需要超越一般常識的深度資料來準備播報，於是開始蒐集資訊。
某天晚上，一家英國主流新聞快報播出了一則關於彭贊斯（Penzance）的報導。我心想：「太棒了！這是一則完全聚焦康瓦爾與當地選情的報導，不只談選舉，更貼近我需要的範圍。」滿懷期待地看完，我手中的筆記本卻仍是空白的。
我倒帶重看，仍然一無所獲。報導展示了當地的景色，聽取了幾位居民的看法，也提及了一些基本背景，但缺乏真正實用的資訊──沒有數據，沒有來龍去脈，更遑論分析。儘管報導充滿細節，但都不是必要的細節。這份報導對我的準備毫無幫助。
作為資訊消費者，我需要高效的方式了解康瓦爾的選舉。而這次經驗讓我更深刻體會到效率在表達中的重要性。當你能以效率為核心，為觀眾的每分鐘投入提供實質回報，他們會因此感到滿足，甚至心存感激。
除了讓人們覺得投入的時間有所回報，效率還提供了另一種資源──空間。為了說明這點，讓我稍微岔開話題。
2011年10月，我剛完成一部加勒比海紀錄片的拍攝，來到邁阿密。接著，我需要趕往佛羅里達西南部的邁爾斯堡（Fort Myers）主持一系列節目。於是，我租了一輛車，在夜間踏上漫漫長路。
75號州際公路筆直、平坦且毫無景色，四周靜悄悄的，只剩下我和收音機作伴。當時，史蒂夫‧賈伯斯（Steve Jobs）剛剛去世，成了新聞頭條。我一路聽著對他的悼念與各種軼事。其中一則深深吸引了我：魚缸的故事。這是前蘋果員工阿米特‧喬德利（Amit Chaudhary）分享的經歷：
工程師在完成iPod的原型機後，將它拿給史蒂夫‧賈伯斯審核。賈伯斯把玩著這個裝置、仔細端詳，用手掂量它的重量，然後斷然駁回：它太大了。
工程師們忙著解釋已不可能再小了。賈伯斯沒有說話，他起身來到一座魚缸前面，將iPod扔進魚缸。隨著iPod沉到缸底，有些氣泡浮上水面。
「有氣泡，」他厲聲說道，「表示裡面還有空間，把它變小一點。」
你在史蒂夫‧賈伯斯去世後的那一期《大西洋月刊》（The Atlantic）也可以讀到這則故事，標題是「歌頌暗黑史蒂夫」。
我無意評論「暗黑史蒂夫」或他的行事風格，但有一句話讓我牢記在心：「裡面還有空間。」解說也是如此，你幾乎總能找到「空間」。
新聞記者經常面臨這個難題。編輯常說：「內容需要再短些。」我們則抗議：「真的不能再短了！」每位記者都曾為爭取篇幅與字數絞盡腦汁。頭版的版面、新聞快報的字數，這些限制無可動搖；同樣地，你要演講、參與會議或訪談的時間也是固定的。你要如何應對這些限制呢？常見的三個陷阱是：倉促交差、填塞過多資訊或犧牲有價值的內容。這三種錯誤都會削弱表達的質量。
《紐約時報》（New York Times）記者珍‧布萊德利（Jane Bradley）曾在推特上說過：「最棒的編輯是把你的文章刪掉了一千字，而你居然毫無察覺。」當我草擬解說時，我會反覆檢視並壓縮內容：哪裡有多餘的「氣泡」？哪些詞句或資訊不必要？能否用更簡潔的文字替代？是否有句子無法清楚表達我的意圖？這就是我所謂的「壓縮」過程。一遍遍掃雷，清除冗餘，表達的效率自然就會提高。
▲有效率的解說不等於簡短，而是善用有限的時間。Adobe Stock
最後要強調一點：有效率的解說不等於簡短，而是善用有限的時間。如同我們製作解說影片時，關鍵不是影片長度，而是內容是否有效傳遞訊息。提高解說效率，能增進表達的清晰度，也確保時間分配得當，讓觀眾的每分每秒都物超所值。
（以上節選自《愈忙愈要會表達》第1章〈剖析優質表達〉第64頁～第67頁）
