做好專案管理 成為優秀PM的10大特質

▲「專案經理」(PM),簡單來說就是「負責把專案管好的人」。Adobe Stock
第248期
Jemmy Ko
Jemmy Ko,「JKL SEO」公司創辦人、首席搜尋優化師,精通SEO(Search Engine Optimization,搜尋引擎優化)與內容行銷,也提供免費學習資源。

PM是「專案經理」(Project Manager),簡單來說就是「負責把專案管好的人」。

PM不複雜,它就像「小組長」。負責分配任務、聯繫成員,幫助大家合作。就像在學校做分組報告,PM要和老師溝通、和成員們溝通,負責在期限之內繳出好報告。

我曾親自訓練自由接案者「從零當PM」,有的人才大學剛畢業,就能帶領夥伴完成高難度、職業級的關鍵字排名,賺到數萬元的兼差酬勞。

我親眼看過超強的PM,就算負責極複雜的專案,同時溝通超多窗口,面對煩人的事情,依然能優雅從容。PM是需要高度專業性,但不需要高技術門檻的角色。

以下是有效提升「專案力」的必備10大技巧:

1. 責任感

很多人面對挫折,第一個反應是:「這其實是誰的錯,因為哪條指示不清楚⋯⋯」

不對。只要你是PM,專案有問題就是「你的問題」。好的PM在他接手的那一刻起,就會認定這是理所當然的。出問題的第一個反應是:「現在怎麼解決?將來怎麼避免?」充滿挫折的PM,往往想到「千錯萬錯都是別人的錯,我好委屈」,但這並沒有「真正管好專案」。

2. 少理由

出錯的PM通常有個共通點,就是都有超剛好的理由、極合理且不可抗力的因素。但是優秀的PM,就算出現重大事故也能充分顧及夥伴,不願連累任何人。

3. 自知之明

很多人接到案件,會第一時間自告奮勇舉手說:「我可以!」謹慎的人則會說:「我對經驗和能力很有把握,但新的案件還是先試試看。」「高估自己」就是專案管理失敗的前兆,別小看這個問題。

我見過頭腦聰慧、甚至富有經驗的人,都沒能成功衡量好自己的實力,最後就是「貪多嚼不爛」。

4. 解決問題

解決問題是「製造問題的相反」,聽起來很簡單,「把問題解決就對了嘛!」

丟出問題一定要搭配「思考過的方案、解法」。比如說:「我發現簡報檔案打不開,用自己電腦和室友測試其他檔沒異常,猜測是輸出格式有錯。我有緊急傳訊息給上個同學了,同時我也會一邊找資料,順利的話不會晚超過一天交。但也麻煩後面同學統一輸出.ppt格式。」讓大家知道你有試過的步驟、建議的解決方案,和將來可改善的方法。

5. 換位思考

寫作的時候主角不是作者而是「讀者」,作者要重視「讀者視角」。

同樣道理,好的PM發派任務的時候必須想到:「接手的人看到時,能理解嗎?」

換位思考這件事不需要門檻,只要想到「把自己當成接任務的人」就可以了。指示夠清楚嗎?能明白該做什麼嗎?有沒有需要重複詢問的疏漏處?預先解決掉這些,問題就少了大半。

但「換位思考」也不簡單。很多人自己是讀者的時候,指出問題都超級利落,換成自己寫的時候,該遵守的事就馬上忘光。

6. 溝通能力

為什麼有人管理專案從容不迫、保持氣質,但也有好多PM被大小事壓得喘不過氣,常常處在「火山爆發」邊緣?多半是「溝通能力」的緣故。

懂溝通的人,「交手」幾句話就知道:這位是負責人,他講的事最優先。不擅溝通的人就會雞同鴨講、詞不達意。

7. 情緒管理

很多人覺得PM只需要有好智商。不是,優秀的PM必須要有「雙Q」──IQ和EQ,不只要有智慧,情緒管理更要好,否則整天受各種因素影響情緒,不但容易導致溝通摩擦,更讓經手的專案難以推動。

8. 懂問問題

「最沒問題」的人,最後往往都是「最有問題」的那位。抓準適當時機、問出聰明的問題,其實是解決問題的好方法。

該留文字紀錄的關鍵事項,就用Email委婉再請對方回答。

面對指示少的情況,就梳理出重點,詢問當事人。懂得事先發問,就不會讓專案的潛在危機延燒,甚至可以幫團隊得到整體性的改善。

9. 特質與經驗

根據多位資深優秀的專案經理表示,要勝任一位好專案經理,「個人特質」和「經驗」是兩大重點。如果前面這些策略對你來說很熟悉、「理所當然」,或許就充分具備了優秀PM的潛質。

10. 成就

完成專案就像拼好一幅既複雜又龐大的拼圖,PM會是很大的功臣。適合的PM在每個專案過程中可以得到成就感,完成拼圖的那一刻,更是莫大喜悅。但不合適的PM就像「拼圖在拼你」,怎麼那麼多片?到底有完沒完?

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