工作效率差？ 專家教你揮別「拖延一族」

書名：停止拖延的情緒行為動力學 作者：彼得．霍林斯（Peter Hollins） 譯者：呂孟娟 出版社：方言文化 類別：心理學、成功法、個人成長、心理勵志 出版日期：2020年3月25日

有時候，專注工作是一件很困難的事，而且你會不解為甚麼要讓自己保持在正軌上，忽略那些吸引人的誘因總是那麼難以做到。很幸運地，我們找到了一項說明。

2009年，蘇菲．勒魯瓦（Sophie Leroy）曾發表一篇文章，題目正好就是〈為甚麼工作這麼難？〉（Why Is It So Hard to Do My Work?）。這篇文章當中，她解釋一種名為「注意力殘留」（Attention Residue）的效應。

勒瓦魯指出，其他研究者已經研究過「多工效應」的表現成效，但在現代的工作環境中，一旦你到達更高的職位，就更容易發現人持續進行著多樣工作。勒瓦魯說明：「他們的會議一個接一個，開始進行一個案子之後，很快就必須轉換到另一個案子。在組織裡，這就像家常便飯。」 這顯然就是多工行為的現代樣貌──在很短的時間內，同時進行多樣工作，並轉換在它們之間，沒有必要一次完成這些工作。

人們或許並不是真的同時做這麼多工作，但在相對快速的交替當中，於各種工作之間轉換著其實並不好。對所有意圖和目的來說，這就是多工行為。

「多工」有害工作效率

這個研究指出的問題是，你無法非常順利地轉換在各種工作之間，而不造成任何延誤。當你從A任務轉換到B，注意力無法立即跟上──注意力的殘留還會卡在想著上一個工作。這種狀況還有可能更糟，而且殘留印象會特別「濃厚」。當你的A任務是項暫時無法結束且低強度的工作，就算你在轉移（到B任務）前將A任務告一段落，你的注意力也會有一段時間處於分離狀態。 在勒瓦魯的實驗中，強迫參加者在實驗室的場景轉換不同任務。

其中一項實驗裡，她讓參與者進行字謎任務；某項實驗中，她會打斷他們的工作，強迫他們去進行一個新的且富有挑戰性的任務，例如讓他們讀履歷，然後假裝做出聘用員工的決定。在另一項實驗中，她則是讓參與者完成字謎，再給下一個任務。 然而，當參加者在猜字謎和僱用決定等任務之間轉換時，勒瓦魯會讓他們玩一個快速的詞彙判斷遊戲，這是為了讓她可以量化這些人停留在上一個任務的注意力殘留程度。

結果非常清楚：「在轉換任務之後，經歷注意力殘留的人，在下一個任務的表現可能會比較差。」而且殘留的強度越強，表現就越差。 仔細想想，似乎不難理解這種狀況。

我們都曾有過那種瘋狂時期，就是同時手上處理太多事情，突然間發現自己完全做不了任何事情。這是因為若你一直在兩個或更多事情之間來回轉換，要如何專心在一件事上？你可能會卡在單純要試著讓每件事情都有條理，並且將它們組織好，讓自己能夠理解的狀態而已。如此一來，只會浪費時間在找回你的工作進度，而不是繼續完成工作。然後，每次嘗試的時候，你都會前進一步，卻倒退兩步。

史丹福大學的研究者克利福德．那斯（Clifford Nass）和艾雅．歐飛爾（Eyal Ophir）曾進行一項研究，檢驗了「多工者的工作模式」。研究人員將研究對象分為兩個群體：一個是經常進行大量的「媒體多工」（Media Multitasking），另外一個則沒有。

在其中一項實驗，他們會看到單獨由兩個紅色長方形組成的圖形，或是兩個紅色長方形被兩個、四個或六個藍色長方形包圍的圖形。每個圖形都會閃爍兩次，參與者必須決定第二次的兩個紅色長方形圖形是否和第一次不一樣。 這測試聽起來夠簡單吧，只要排除藍色長方形，觀察紅色長方形有無變化就好。

事實上，這的確很簡單，那一組沒有經常多工的參與者都能順利完成。然而，那些高度多工的參與者表現極差，常常被不相干的藍色圖像干擾而分心。因為他們無法忽略這些圖像。 研究人員認為，他們或許比較擅長於儲存和組織各種資訊，也許記憶力比較好。

但是，這一點則在第二個測試中遭到推翻。看完一系列按照順序排列的字母後，高度多工的人同樣很難記住其中一個字母重複出現。同樣地，低度多工的參與者整體比現較好。事實就是那麼簡單。

歐飛爾表示：「低度多工的人表現很好，高度多工的人會隨著實驗越久而表現越差，因為他們一直看到更多的字母，而且大腦對於分類它們方面是有困難的。」多工看似在兩個不同領域是最好的，但是當你身處的狀態是來自外部或從記憶裡出現的多種來源訊息，你無法過濾哪些訊息對現有目標是無關的。

無法過濾訊息的原因，是因為被無關緊要的訊息拖慢速度，就算在不受干擾的狀況下，仍很難完成一個任務。在沒有事物使你分心的前提下，跟同時做很多事而讓頭腦負載太多訊息相比，專心在一件事上面真的簡單多了。 從實驗中可以發現，多工很明顯對做任何事都不好，付出的所有精力也不見得會有所回報。多工的方式讓你無法完全專心在新的任務，也無法忽視那些會阻礙你工作的事物。或許會有某些特定的方法讓你多工效率增加百分之一，但是整體而言，還是盡量避免較好。

▲讀一下書玩一下手機、做一下工作就讀個訊息，你可能有「注意力殘留」問題。Adobe Stock

「單工」首要避開讓你分心之物

至於「單工」（Single Tasking），指的是甚麼？ 把所有雜事都擺在一旁，不要去確認，包括電腦螢幕、電子信箱，甚至不要去碰觸任何東西，專注在你現在做的事情上面。你需要的就是專心一致，而且刻意將其他事物都先擺在一旁。將所有提醒都關閉，手機棄之不理。假如你一定要用到電腦，一次只留一個分頁或程式就好。

大量的單工，就是有意識地避免那些看似微小且無害、卻會讓你分心的東西。最大的罪魁禍首是甚麼？就是你的電子裝置。因此，你要盡可能地忽視它們。

維持工作環境的整潔，如此你的視線才不會看到一些需要清理或調整的物品。理想上來說，單工會將你的環境減少到一個空房間的狀態，因為你不需要把注意放在任何東西上。 當你受到干擾或巧妙遊走在不同工作內容時，要想辦法集中精神。一開始要做到是很困難的，而且需要你有意識做出和直覺相違背的決定。

有些事會讓你很難抵抗，那是為了要告訴自己「你必須馬上做這件事，你得先中斷工作才行」。其實這不是真的。為了解決這件急事，你可以在旁邊貼著便利貼，寫上會讓你想到和其他工作有關的想法。先快速記下就好，然後回到主要在進行的目標。你可以在單工週期結束後再去處理，而且也不會因此忘記。這方法會讓頭腦專注在一件事上，讓你未來達到成功境地。

福特汽車的創辦人亨利．福特做了許多事情，都和汽車息息相關。他以前原本有幾個競爭對手，但因為某個理由，讓他們隨著歲月流逝而消失，那就是福特發明了「工廠生產線」（Factory Assembly Line）。在生產線上，員工一次只要專注做好一個工作。 這個設計提升了整體流程，比起一個人從頭到尾做完整個工作，期間還要轉換不同工作內容，遠遠來得更有效率。這個設計讓員工能夠專心學習他們的工作內容，並達到完美程度，也能降低失誤發生，且更加容易排除故障。員工無須去做其他事情，只要把自己手邊的事情完成就好。對福特而言，這使他的汽車生產效率和輸出大幅提升，得以支配市場。 其實，這就是「分批處理」事情能為你做到的。 分批處理，就是將類似的工作分類在一塊，同時完成它們。福特發明的生產線，其實百分之百就是一種分批處理的概念，因為員工們只需要極度有效率地完成一項工作就好。

「分批處理」可提高生產力

讓我來舉一個與大家切身相關的例子──確認電子郵件。

假如你有任何一種線上業務或工作，可能每小時都有固定數量的電子郵件緩緩流進（或是湧進）你的信箱。不停去確認信箱的動作，即是用一種非常沒有效率的方式在運用時間。它會中斷你的其他工作，也會在你收新郵件的同時，干擾你的注意力。我們很多人都會放下手邊的事，去關心郵件裡面的內容。

接著，又必須重新做一次原本在做的事，因為原有的流暢度和動力都已經遭到中斷。 分批處理電子郵件會大幅改善你的生產力。舉個例子，就是你每兩小時確認一次郵件就好，然後刻意忽略或是關閉來信通知。一開始執行可能覺得很難，但是用這個方法限制確認郵件的頻率，卻能讓你專心做事且不會一直受到中斷，導致之後又必須重新調整腳步。

或許更重要的是，它要教我們跟部分的工作說「不」，同時跟正確的工作說「是」。分批處理的方式，教會我們有目的性且刻意忽略的藝術，因此才能專心一致在其他工作上。 從一個工作切換到另一個工作，是種很大的精神負擔，因為一整天下來要重複許多次本來已經中斷、卻又要從零開始的過程。工作間的切換常會耗費大量精力，而且通常會浪費些許時間來重新找回方向，以及回想自己進行到哪一個階段。

當然，這些中斷只會讓你完成一小部分能夠做且想要做的事而已。 在確認郵件這個例子當中，分批處理的方式讓你停留在一種思維，就是閱讀信件，以及將信件相關的處理技巧、事務和有關提示結合在一起。若拿來與為廣告宣傳活動設計一張新圖表的事情相比，信件可說是一種截然不同的思考方式。 因此，當你處於相同的狀態時，才能獲得許多好處。而分批處理有助於你在工作方面節省腦力，不用耗費精力在來回切換模式的過程。

還有甚麼事情，你可以分批處理？ 可以將所有會議都排在某個下午，那麼你就有一個自由且不受干擾的早上可以工作。或是，你可以把所有要用到電腦的工作排在早上，甚至可以將那些要打電話的工作歸類為同一部分。 而且，你也可以分批處理那些娛樂。這不是要讓你分心，而是要更有效率地取悅自己，如此才能節省精力，讓自己在該專心的時間裡，確確實實地專心工作。

如何才能分批處理那些娛樂呢？舉例來說，假如你被一個特殊案子搞到精疲力盡，可能會想要藉由瀏覽社群媒體來休息一下。不管怎樣，就去吧！不過，分配一點時間去瀏覽「所有」你要看的東西就好：ESPN體育台、Refinery29女性時尚媒體網站和其他娛樂事物。還有，倒一杯咖啡，在辦公室走一走，跟你的同事打個招呼。 好好休息，等你回到工作崗位上，就能有一段固定時間可以專心工作。

總之，假如你的Facebook上已經沒有新的訊息，可能就比較不會一直想要打開來看。一旦你在這個分配時間內做了所有娛樂活動，就能在其他時間去做有產值的工作。 你將自己的注意力分散在越多不同的活動中，生產力就越低。然而，假如你開始做的事和前一項類似，會發現自己做得很順利，因為頭腦已經適應這一類的工作了。同時做完所有類似的工作，一項接一項，之後才轉換到另一批類似的工作。無論工作內容是甚麼，有效率地分批工作，能夠讓你的產能突飛猛進。

（以上取材自《停止拖延的情緒行為動力學》第6章〈揮別耍廢行為，增強恆毅力〉第125頁～第136頁）