給年輕人的職涯瞭望台

該拒絕就拒絕,才能有效管理時間

如果要有效管理自己的時間,別人要求的幫忙通常就不能照單全收,而需要有所取捨。
如果要有效管理自己的時間,別人要求的幫忙通常就不能照單全收,而需要有所取捨。
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第47期
劉孟奇

在職場中經常會聽到一句話,就是:「不要當濫好人」。也就是說,「不要別人要求的幫忙總是照單全收,而不知道有時需要加以拒絕」。

這不是說在職場中「與人為善」有甚麼不對。只要在能力與時間許可範圍內,能幫別人一些忙當然是好事。特別是職場中重視人脈,也講究有來有往。如果我們平常都只是「獨善其身」,不只人脈難以建立,如果換成是自己需要別人幫點忙的時候,別人恐怕也會想:「何必呢?」

無論如何,幫別人忙是會有成本的,而最重要的成本往往就是「永遠不夠用的時間」。如果我們為了「有求必應」,卻讓自己的時間管理陷入混亂,甚至連本分工作的時程與品質都受到嚴重影響,那就變成本末倒置,是很大的問題。

如果要有效管理自己的時間,別人要求的幫忙通常就不能照單全收,而需要有所取捨。當然,面對別人的要求,即使明知自己已經力有未逮,往往最困難的就是「不想當壞人」、「怕看到別人失望」。因此,學習婉拒的技巧也是很重要的。

取捨需要特別評估哪些忙屬於「非幫不可」。在這裡,「遠近親疏」的確是個現實考量。有些人脈關係是對於你的工作或組織發展特別重要的,有些人是你會不時也需要人家幫忙的,這些人請求的幫忙都要優先考量。

別人請求的幫忙通常具有緊急性,我們曾經談過「不要讓緊急的事淹沒重要的事」,這個觀念也可以應用在這裡。當你發現經常幫某些忙,過一陣子以後,多少也可以辨別出哪一些具有實質重要性,而哪一些只是不斷蠶食自己的時間,事後卻「船過水無痕」。

舉例而言,有些忙雖然是幫別人,但是自己也得到寶貴的學習經驗,或者讓自己得到展現能力的舞台,這些是屬於「幫別人也幫自己」的重要事情。相反地,如果有些人一再索取幫忙,卻缺乏「有來有往」的自覺,甚至把被幫忙當成理所當然,那麼是否還要繼續在這些人的事情上面揮霍時間資源,就值得三思。

需要拒絕別人時,一個副作用比較小的方式是透過慣例或規則來拒絕,避免別人產生「特別針對我」的感覺。舉例而言,我們可以固定只幫忙某些事情,而某些事情則不去碰;有些時間一定保留給自己的工作,而只有某些時段才能有空幫忙別人。當別人熟悉這種規則的時候,其實也就不會在某些事情或某些時段來要求幫忙,這對彼此都可以減少不少困擾。

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