給年輕人的職涯瞭望台

不要讓「緊急的事」淹沒「重要的事」

第37期
劉孟奇

在過去半年內,你是不是在工作上非常忙碌?如果是的話,請想一想:在過去半年內花掉許多時間所做的種種事情,有沒有不少是可以讓你在中長期收割成果的?

如果你的答案是肯定的話,恭喜你!你顯然善於把時間分配到「重要的事情」上面;但是如果你的答案是否定的話,請小心,你或許已經讓「緊急但不太重要」的事情占滿你的時間,而這將會侵蝕你的長期競爭力。

怎麼區別「緊急」與「重要」的事?簡單地說,緊急的事是截止期限已經逼在眼前(或者說「火燒屁股」)的事情,而重要的事則是會在長期產生影響的事情。

「緊急」與「重要」不必然互斥,有些事情既緊急又重要。舉例而言,你可能臨危受命,負責趕出一個重大企畫案。無論如何,有許多緊急的事情純粹只是救火。一個惡性循環的情形是:你不斷發現自己處於「火燒眉毛、且顧眼下」的情境,並因此精疲力竭、分身乏術,而無法未雨綢繆,結果還是必須持續「臨渴掘井」。

我們可以把事情分成「緊急與重要」、「緊急但不重要」、「重要但不緊急」、「不重要也不緊急」四類。對於「緊急與重要」的事情,當然要全力去做。但是我們經常面對的問題是,長期下來,發現自己分配在「重要但不緊急」上面的時間太少,也嚴重限制自己長遠發展的高度與可能性。

要怎麼把時間擠出來給「重要但不緊急」的事情?最明顯的地方,當然是盡量減少「不重要也不緊急」的事情。舉例而言,需要花那麼多時間閱讀與轉寄別人轉寄的e-mail嗎?需要花那麼多精神在msn上面嗎?

不過,吃掉時間最凶的,通常還是「緊急但不重要」的事情。一旦有這種情形,請檢視一下:如果你反覆做類似的救火工作,這或者代表你處理事情的習慣流程有明顯問題,所以才會鬼打牆似地不斷遇上相同麻煩;或者代表你接下了遠超過你所能負擔的事情,所以才會一直處於不勝負荷的狀態。

如果是前者,那麼你需要靜下心來,好好想一想,如何改掉習慣性的毛病,建立一套不會經常放火的標準作業流程;如果是後者,你可能需要狠下心來,把那些真的無力負擔的人情推掉。有時候,你不去找事,事不來找你;而如果事不來找你,人就不來找你的話,可能就代表這些事與人其實也沒那麼重要。

我自己的一個心得是:不管是緊急的事或重要的事,都盡量養成「切割處理」的習慣。就緊急的事而言,早點起個頭,完成40%,以在截止期限來臨前只剩60%要做,這就跟「時間要到了,卻甚麼都還沒做」差別很大。就重要的事而言,再怎麼忙與累,每天都持續做一點,有整段空白時段時才能大有進展。

讓自己能持續投資足夠時間在「重要的事」上面,長期下來,必定能感受到這個習慣帶來的莫大好處。

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