看虛擬企業

29. 群策群力(中)

第69期
簡彰昱(慎思群創力顧問公司專員)

【前情提要】為了應對西奇媒體集團對東科的攻擊,趙董事長召開了一次OST討論會。歐教授介紹完OST的原則之後,大家腦袋裡充滿了問號。

 

東科媒體集團OST活動時間表

8:00~8:30 OST介紹

8:30~9:00 議題收集

9:00~12:30 前十個議題集思廣益

12:30~12:40 新聞牆時間

12:40~13:30 午餐

13:30~17:00 後十個議題集思廣益

17:00~17:10 新聞牆時間

17:10~18:00 Buffet Time 票選重大議題

18:00~20:00 分組聚焦討論

20:00~21:00 分組負責人報告

 

OST的四個原則

1. 只要來的人就是對的人。

2. 不論何時開始都是對的時間。

3. 發生任何事都是對的事。

4. 該結束的時候,討論就結束了。

緊接著,歐教授邀請大家到中間的白報紙上,寫下二十個針對目前的危機可以提出來討論的主題。

但大家卻是你看我、我看你,現場陷入了一片觀望,沒有一個人主動出來寫。

三分鐘過去,Angel看了看歐教授的表情,似乎對於大家的無動於衷感到十分自在。但Angel實在受不了現場的一片寂靜,沖到中間寫下第一個主題:「用廣播頻道自我行銷改善形象」。大家一見到有人開了頭,也紛紛踴躍了起來。

「很好,你們啟動的時間還算短的,我之前帶過的企業有的僵持了十幾分鐘才有第一個人受不了沖出來寫呢。」在大家寫完需要討論的二十個議題後,歐教授說了個笑話鼓舞著大家。

「難怪剛才看他都老神在在的,原來還有比我們更久才開始動作的喔!」第一個沖出去的Angel對著大衛抱怨。

「哈!或許就是知道有妳這樣急性子的人,所以歐教授才能這樣的『沉穩』吧。」大衛取笑著Angel。

歐教授開始宣佈接下來的流程:「接著就是大家展開議題的時間,第一輪請大家按照我們宣佈的四項原則,在房間的各個區塊當蜜蜂和蝴蝶,先討論前十個議題……」

隨著各個小主題在會場各個角落的展開,每個小主題前面聚集了對這個議題有興趣的人。雖然不同部門的人有的第一次見面,不過有人開口之後,氣氛就漸漸變得像市集般喧鬧。

這邊「如何對抗西奇公司的攻擊」主題的發起人Cindy正吆喝著大家貢獻自己的想法……

巧音聽到之後,馬上加入Cindy這組討論起來:「我之前遇到以前離職的員工,和他聊了一下,他說我們東科跟現在他們待的公司比起來,更重視員工福利,有機會他們都想再回來呢!我覺得應該找幾個過去離職的員工來現身說法,證明我們公司是很重視員工的。」

在「『全民記者』如何才能更好」這個議題裡,卻是十分安靜。原來大家正畫著一張張的關聯圖,打算先盤點全民記者的缺點,期望想出個出奇制勝的好辦法。

「量多、即時、快速是當初我們採用全民記者的初衷,但沒想到仔細分析起來,影響竟然這麼深遠,整體來說是弊大於利啊!」雷新榮看了每個人從各自部門的角度列出的缺點後,十分驚訝。

「其實我之前也注意到了這個問題,但是卻不知道該從哪邊解決,從今天的分析圖來看,或許全民記者可以建立個淘汰制,最後只要保留比較優秀的人才就行了!」原本充分運用雙腳法則遊走在各個區塊默默觀察的民調中心主任魯統利,走到這邊看到分析的關連圖馬上發揮蝴蝶四處貢獻智慧的精神,道出他精闢的分析。

在茶點區,大家也沒閑著,嘴裡咬著食物,也不願放棄交談的機會,想法互相激蕩著……

而趙東董事長則是穿梭在各個主題中默默觀察,聽聽大家的點子。他也注意到,有些人對這個活動不太熱衷,一副事不關己的樣子;也有人在PDA上忙著自己的東西;有的人則坐得比較拘束,好像很緊張的樣子。

很快的,三個半小時過去了。用完午餐,休息一會兒之後,後十個議題也接著展開。

那邊「品管改進措施」的議題中,平時沉默的阿同伯也將他之前三番兩次想要用程式來控制品質的心路歷程說出來,幫助大家想出更好的方法:「我之前總共改了三次程式,每一次推出一個新程式,品質雖然會上升一點,但是不久之後卻反而下降得更嚴重。我發覺這或許要透過雙管齊下的方式才能真正達到品質的改進啊,單純光靠程式的設計,是敵不過那些很想賺錢的記者的腦袋。」

「對對對!每次阿同伯程式一寫好,我們就輕鬆一些,但之後新聞數就開始爆大量,而且品質反而更參差不齊,我們品管組的組員都快被突然暴增的新聞數給累垮了。」品管組的喜春聽到阿同伯的分享,心有戚戚焉地吐著苦水。

而Angel和大衛拉了其他幾個業務人員,正圍著一起討論著用甚麼樣的話術去挽回廣告客戶的心。

下午大家比較熟悉之後,活動更加熱絡,不斷地有人跑來跑去這邊說一句那邊講兩句的。有時也有人妙語如珠,在房間的某個角落裡爆出一陣笑聲。大部分的議題都會自然地慢慢收斂,更聚焦地針對目前的危機進行討論。

趙東找了個空檔,非常高興地走過來跟歐教授致意。

「小歐,真的好久不見啦!沒想到Sandy搬來的救兵就是你,我一開始聽到Sandy介紹她認識一位元從國外回來、專門激發集體智慧的教授時,還在想說是何方神聖呢!一聽到是你,我就安心了,從以前開始你就是那麼讓人感到放心啊。這次有了你的協助,這次的危機或許就是東科集團的轉機!」趙東董事長握著歐教授的手,非常感激地說著。

「你太客氣了。Sandy跟我說了你們目前遭遇的危機及開會的情況後,就想到或許用這個方式可以擺脫過去開會的模式。想出辦法的是你們內部的員工啊,我只不過是創造了這麼一個環境而已。」歐教授謙虛地回應著。

「給Sandy負責訓練真是找對人了!而且透過這種方式,大家好像一下子從互相推託的心態跳出來了,整體變得非常有凝聚力!」趙東將他的觀察心得講了出來。

「是啊。因為過去開會的限制,所以很容易落入互相指責的情境。其實你們公司的同仁都已經意識到東科的危機迫在眉睫,我透過這個方式就可以引發他們貢獻出集體的智慧,比起大家都沒有共識的時候來得好多了。」歐教授也將他多年來的經驗分享出來。

「原來是這樣子的啊。」趙東恍然大悟地點點頭。

「等一下將想法轉換為行動的重頭戲就要展開了。相信你們今天一定可以找出一個滿意的解決方法,將危機變成轉機的!」歐教授非常有自信地笑著說。

雖然歐教授很有自信,不過趙東一想到剛剛看到的那些沒有全心投入的人,心裡還是很介意……

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