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该拒绝就拒绝,才能有效管理时间

如果要有效管理自己的时间,别人要求的帮忙通常就不能照单全收,而需要有所取舍。
如果要有效管理自己的时间,别人要求的帮忙通常就不能照单全收,而需要有所取舍。
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第47期
刘孟奇

在职场中经常会听到一句话,就是:「不要当滥好人」。也就是说,「不要别人要求的帮忙总是照单全收,而不知道有时需要加以拒绝」。

这不是说在职场中「与人为善」有甚么不对。只要在能力与时间许可范围内,能帮别人一些忙当然是好事。特别是职场中重视人脉,也讲究有来有往。如果我们平常都只是「独善其身」,不只人脉难以建立,如果换成是自己需要别人帮点忙的时候,别人恐怕也会想:「何必呢?」

无论如何,帮别人忙是会有成本的,而最重要的成本往往就是「永远不够用的时间」。如果我们为了「有求必应」,却让自己的时间管理陷入混乱,甚至连本分工作的时程与质量都受到严重影响,那就变成本末倒置,是很大的问题。

如果要有效管理自己的时间,别人要求的帮忙通常就不能照单全收,而需要有所取舍。当然,面对别人的要求,即使明知自己已经力有未逮,往往最困难的就是「不想当坏人」、「怕看到别人失望」。因此,学习婉拒的技巧也是很重要的。

取舍需要特别评估哪些忙属于「非帮不可」。在这里,「远近亲疏」的确是个现实考虑。有些人脉关系是对于你的工作或组织发展特别重要的,有些人是你会不时也需要人家帮忙的,这些人请求的帮忙都要优先考虑。

别人请求的帮忙通常具有紧急性,我们曾经谈过「不要让紧急的事淹没重要的事」,这个观念也可以应用在这里。当你发现经常帮某些忙,过一阵子以后,多少也可以辨别出哪一些具有实质重要性,而哪一些只是不断蚕食自己的时间,事后却「船过水无痕」。

举例而言,有些忙虽然是帮别人,但是自己也得到宝贵的学习经验,或者让自己得到展现能力的舞台,这些是属于「帮别人也帮自己」的重要事情。相反地,如果有些人一再索取帮忙,却缺乏「有来有往」的自觉,甚至把被帮忙当成理所当然,那么是否还要继续在这些人的事情上面挥霍时间资源,就值得三思。

需要拒绝别人时,一个副作用比较小的方式是透过惯例或规则来拒绝,避免别人产生「特别针对我」的感觉。举例而言,我们可以固定只帮忙某些事情,而某些事情则不去碰;有些时间一定保留给自己的工作,而只有某些时段才能有空帮忙别人。当别人熟悉这种规则的时候,其实也就不会在某些事情或某些时段来要求帮忙,这对彼此都可以减少不少困扰。

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