當員工工作分心時

當電腦變成辦公室的必備品，網路與手機變成普遍的溝通工具之後，上班要專心工作就變得更困難了。手機的發明讓人可以隨時隨地都可以溝通，也能讓人在任何時間、地點被響起的手機所打擾，甚至是中斷手上正在進行的工作。

網際網路的出現是資訊超載的開始，人們每天光是讀取以及回覆Email便會花上許多的時間。除此之外，許多上班族還會在上班時使用即時通訊軟體（例如：MSN Message），在工作中隨時都會有朋友、同學或同事傳送訊息。當然，偶爾也難免在網路上閒話家常一番。除此之外，員工還可以透過網路逛拍賣網站、觀看股市行情與網路新聞、瀏覽旅遊網站或部落格，甚至到交友網站認識新朋友。所以，有時候要員工上班的時候專心於工作，還真的不太容易。

工作分心所造成的問題

員工上班的時候心不在焉，首先可能面對的問題就是工作無法如期完成，而且還有可能因為分心忽略了重要的細節，造成決策上的錯誤。根據美國曼哈頓顧問公司（Manhattan consulting firm）首席分析師強那生‧史琵拉（Jonathan Spira）的研究推測，美國企業每一年因為工作分心所造成的經濟損失高達6,500億美元。工作分心除了造成自身工作效率降低之外，還可能會影響到其他同事，對部門的工作造成影響。畢竟「獨樂樂不如眾樂樂」，員工在工作分心的時候，分享同樂的對象很可能就是其他正在工作的同事。

工作分心的原因

工作分心的原因眾多，大致上可以分為兩種。首先，是工作設計方面的問題。工作設計的不良容易讓員工在工作中經常產生多餘的時間，使員工容易無所事事。通常有下列幾種情況：

一、工作的內容有季節性或是工作量有尖峰、離峰的差別。例如：公司的財務或會計人員，可能在每月進行結報工作的時候會特別忙碌。或者是生產管理人員在旺季趕工出貨的時候就會比淡季的時候忙碌，而在離峰的時間就容易產生上班無所事事的情形。

二、組織人員編制過於寬鬆。有時候一個部門的工作可能只需要三個人就可以完成，但是組織編制卻有六個人。變成兩個人做一個人的工作，自然會多出許多時間而易造成工作上的分心。

三、工作內容缺乏成長、學習的空間。工作的內容如果多半屬於重複性與例行性作業，而且工作的內容也不需要員工投入較多的心力來學習成長，就容易使員工將心思放在工作以外的事物。

另一種員工工作分心的問題主要來自於員工個人的問題，包括了員工的能力與自律心不足等問題。員工受限於能力、情緒而無法專注於工作上，而無法達成工作上的要求。

工作分心的解決之道

工作分心的情形一般而言可以從組織編制、工作內容以及員工訓練三方面著手進行改善。

一、檢視組織編制：對各部門的工作內容進行工時分析，瞭解每部門工作需要多少的人力？各需花費多少的時間？工作量有無尖峰與離峰的分別？是否可以以彈性人員（例如：工讀生或是約聘人員）加以因應？適當的組織編制有助於員工上班時專心在工作上，而不會因為人員浮編而無所事事。

二、檢視工作內容：當員工日復一日做著重複的工作時，時間一久必定會覺得工作無趣。因此管理者可以藉由「深化」工作內容，例如：讓員工參與更高一級的會議或是鼓勵員工進一步鑽研工作領域的專業。在另一方面可以「增廣」工作內容，藉由工作輪調讓員工接觸不同的工作範疇，同時可以進行管理人才的訓練與培養。

三、加強員工訓練：員工因為個人因素產生工作分心的問題，首先，可以加強員工時間管理的技巧。其次，可以進行員工的OJT（On Job Training）職內訓練，輔導員工可以讓工作上軌道。

讓員工專注於工作、提高工作效率是管理者的責任之一，但要注意的是千萬不要矯枉過正，連員工偶爾的休息或上廁所也當作是員工在混水摸魚。屆時不但無法提升工作效率，還可能造成反效果。