隨著數位化的發展,各產業領域無不加快步伐追趕,許多醫療院所推出App,供民眾預約掛號、查看看診進度,以便適時前往醫院就診,不需要浪費大半時間候診;對於臨時的變動,例如颱風來襲,還會及時通知取消門診,避免民眾撲空。
這些便利的數位化服務,不但讓民眾就醫更方便,也讓醫療單位減少繁瑣的行政作業,更專注在病患的服務。數位化也能取得更好的後端數據,讓醫院的設備與服務量能極大化。而在數位化過程中,技術單位的陪跑至關重要,誠如「為人有限公司」創辦人暨技術長鄭富源所言:「數位化過程從來不是一蹴可幾的,長期的陪伴很重要。」長期深入地溝通與了解,才能推出真正符合需求的系統。
現任高雄醫學大學附設中和紀念醫院內科住院醫師林嘉益。林嘉益提供
早期醫療現場》紙本作業醫院員工身兼數職
「為人」約在2018年首次與「大同醫院健康管理中心」合作,當時的大同醫院由高雄醫學大學託管(現改為與長庚醫療財團法人合作)。原以為醫療機構應該是科技密集的地方,擁有雲端病歷、自動掛號、智慧醫材,然而當鄭富源走進現場,卻驚訝地發現,醫院還是處在早期的紙本作業模式,民眾電話預約,工作人員用紙本記錄,記錄的本子「翻到快爛掉」。
當時的健管中心主任、現任高雄醫學大學附設中和紀念醫院內科住院醫師林嘉益描述:「人員配置不足,每個人都要身兼數職。」所有人無不忙裡忙外,且電話只有兩線,服務人員接電話時要介紹、說明,有時候一講就是幾分鐘,民眾電話因而打不進來,因此常接到客訴。
這些現象讓林嘉益頗為困擾,當時急切地想要有一個預約系統,「能夠像預約飯店或網購一樣方便。」如何弭平實際狀況與理想場景的落差,鄭富源與林嘉益展開討論。
高醫體系涵蓋高雄醫學大學附設中和紀念醫院、岡山醫院、小港醫院、旗津醫院。網頁擷圖
配套精準》80%健康檢查預約轉為線上
工程師出身的鄭富源,2013年創辦「為人有限公司」,主要營運項目為各類型專案,以軟體與數位技術解決不同產業的需求。在與大同醫院合作後,後續為高雄醫學院體系下的小港醫院、岡山醫院、旗津醫院提供客製化服務,成為這些醫院數位化的最佳助力。
林嘉益表示,醫療單位的「健檢項目」很複雜,受限於規模與設備的多寡,一天可以提供幾個超音波、幾個心臟或腦部電腦斷層、幾個腸胃鏡,在人工作業的時代,配套無法精準,量能有限,所以要讓系統去交叉配合。
面對這樣的難題,鄭富源提出對策:「我們把每天可用的設備量算出來,打造一個線上預約系統,預約當下就可以知道是否預約成功。」林嘉益表示,系統上架後,預約變得很簡單,民眾只要上網或掃描QR Code,然後填入姓名、Email、電話等,不到5分鐘就完成預約。
此後,大約有80%的健康檢查預約轉為線上,鄭富源笑著說道,每當開放下個月預約的當下,「民眾彷彿在搶演唱會門票。」
網頁更新後,健康檢查方案更為清晰明瞭。網頁擷圖
成功轉型》預約系統數位化帶來五大效益
預約系統讓林嘉益感受到前所未有的方便,並且帶來很大的效益,具體表現在幾個方面:
效益一:客訴變少
首先是客訴明顯下降。以前最常接到「電話打不進去」的抱怨,預約系統數位化後幾乎沒有了。
效益二:更靈活調配健檢項目
透過後端數據,第一時間就知道哪些檢查項目已經被預約完,哪些項目還沒有被預約,整體的排程與服務量能變得更有彈性。
效益三:人力較為充裕
過去,光接聽電話就需要二、三位,架接系統之後,只需要一個人負責,且可同時管理Line企業帳號,空出來的人力可以更好地提供現場傷病的服務。
效益四:減少行政作業
後端的管理變得較有系統。林嘉益舉例,颱風天必須停診,以前要拿著紙本一個一個打電話通知;數位化之後,只要點幾個按鈕就可通知:因為颱風無法執行健檢項目,民眾可先暫停禁食。
效益五:績效明顯
數位化後,服務績效年增長約10%。不過,由於大同醫院健康管理中心相對小型,服務量能有限,無形中限制了成長曲線。
在預約系統數位化後,健管中心也陸續導入其他功能,包括:Line聊天機器人、架接政府系統,以及檢查報告無紙化等。2023年,院方利用這些數位化的項目申請認證,獲得了「智慧醫療」跟「國家品質標準SNQ(Symbol of National Quality)獎項」的認證。
當年大同醫院健管中心成功數位轉型的經驗,讓林嘉益樂於分享成果,高醫體系下的小港、岡山、旗津醫院也陸續導入數位系統。
加速轉型》開發系統助攻醫療體系數位化
隨著醫療體系數位化案例不斷增加,為人也開發出三套系統:Hi-checkup、Hi-care、Hi-hope,更快速地因應醫療院所的需求,提供客製化服務。
其中,Hi-checkup是專門提供給健檢中心營運管理的工具,包含醫院設備管理、資源管理,組成方案等。
Hi-care主要做政府資源的介接。鄭富源舉旗津醫院為例,其健康檢查的主體為年長者,想要請老人家前來,還不如主動到社區裡面去做推廣。因此,院方會透過政府提供的免費資源查詢,以便快速掌握民眾具備哪些項目的健檢資格。
Hi-hope則奠基於世界衛生組織(WHO)
推動的「長者健康整合式功能評估」(Integrated Care for Older People,簡稱ICOPE),針對「認知、行動、營養、視力、聽力、憂鬱」六大健康面向進行評估。Hi-hope將這些架構電子化,以便快速記錄,並導入AI。
小港醫院新的健康管理中心網頁已於年初上線,吸引了不少新客群。網頁擷圖
建立信任感》數位化過程需要陪伴
鄭富源表示,企業數位化過程需要長時間的陪伴,且過程中的信賴感至關重要,信任感不夠很容易造成數位轉型失敗,尤其觸及到工作方法改變的時候,抗拒心通常很大,因此需要循序漸進,例如透過介面調整,深入聽取回饋,再不斷調整。
有時候為了能讓使用者願意使用,甚至會先推低階或風格不怎麼新穎的版本。鄭富源強調,數位轉型的原則是要「直覺、好用」,要先降低進入障礙,方能慢慢引導。他舉例,曾有一個客戶希望設計一個供清潔人員使用的系統,原本考慮做成App,但因為使用者不會操作而抗拒,為人於是建議直接綁在Line上。
鄭富源說明,疫情之後,幾乎年長者都很擅長用Line,放在Line裡面很直覺,知道可以怎麼使用,「科技的使用要回到人本身。」他強調要去看主要受眾(TA)是誰,學習門檻越低,進入的意願就會越高,科技才會真正被使用。
鄭富源說自己是一個老派的生意人,認為做生意要回歸傳統,不能急於求成。葉俊宏攝影
共好環境》回歸傳統陪客戶長跑
身為雲林科技大學資工系講師,鄭富源表示創辦為人之初,是要做一個「培育人才的平台」,如今成為醫療體系數位轉型的夥伴,他始料未及。儘管是七年級生,他說自己在做生意上很老派,「我是學許文龍做生意的方法,他的書我重複翻了三、四遍。許文龍很賺錢的時候,會把多的利潤回饋給供應商,從現在的角度來看很難理解。」
對於這樣的作法,鄭富源心有所感:「商業組織需要有一個共好的環境,不太可能光靠自己。成功可能真的只是運氣很好,包括周邊有貴人協助,越是困難的時候,共好的環境才能夠支撐著你繼續營運下去。」他希望用這樣的概念陪伴客戶長跑。
「做生意還是要回歸傳統,不能急於求成。」因此,接到專案前的付出,他往往看成是做生意本來就應該承擔的風險,展開合作後,便一路相隨。
也許正是這樣的心態與做事方法,鄭富源在與大同醫院成功合作後,便獲得了時任主任林嘉益的極力推薦,順利推展與其他醫院的合作,累積大量專案經驗,成為醫院數位化的絕佳推手。
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