小老闆別事必恭親 教你打造「一人軍團」

書名：《小電商賺大錢：避開18個生意坑，一人創業也能賺千萬》

作者：李子建Mocoo Lee

出版社：商周出版

類別：公司經營、創業、品牌、商業模式

出版日期：2025年10月28日

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有個朋友曾經問我：「欸，MOCOO，小公司老闆是不是什麼都要做？」

我笑了笑說：「不是的，如果什麼都要會，什麼都要做，那他早晚會累死。」

「這樣的話小公司老闆要做些什麼呢？」他接著問，我想了一下回答他：「老闆真正的工作是思考公司的目標，整合所有資源，讓合適的人幫他做完該做的事。」

他好奇地問我：「那應該要怎麼樣才能達成這樣的目標呢？」

我回答：「老闆要做的是設計系統、蓋架構，把他會跟不會的事情整合起來，讓整間公司自己運轉。重複性高的工作就外包出去，簡單可以自動化的事情，就交給AI幫你做。」

最後他問：「那這樣的話，老闆最重要的工作是什麼呢？」

我看著他補充了一句：「當老闆最重要的是整合團隊，打造一個可以穩定運行的系統，當系統出現錯誤，他就要趕快修正，讓系統可以正常運作。」

小電商的老闆不能什麼都自己來

我們開公司的目的，不是要把自己搞得沒日沒夜的。如果努力就能賺大錢，那最富有的應該就是那些最拚命的人。但事實是，如果小公司的老闆什麼事都自己來，最後只會把自己累死。

當你什麼都自己來，就會陷入永遠做不完的工作地獄，每天忙著處理雜事、解決處理突發狀況，根本沒有時間思考，也沒有空間讓公司成長。

所以從創業一開始就要有「蓋系統」的想法，不是每件事都要自己動手，而是去思考：這件事能不能變成流程？能不能交給別人執行？你的工作不是執行，而是讓事情不用你也能運作。

我們必須要把重複的事、瑣碎的事、標準化的事，想辦法委託給別人做。可以外包給自由工作者，或是請兼職助理，甚至現在還能用AI工具處理重複性的任務。

我常常跟主管說：「一個好的主管要把自己的手綁起來，用嘴巴做事情，用規劃和計畫，讓你的團隊替你完成事情。」

當然，創業初期什麼都得自己下場做。你得親自回訊息、跑流程、寫文案、投廣告、寫表單，把商業模式調整到順暢。當一切流程穩了，你就要開始記錄每天的工作，把它們拆成步驟，寫成SOP，讓別人能接手。

接下來，你就可以開始判斷，哪些任務是重要且必須你親自處理的？哪些是不重要可以委外的？像圖文設計、數據彙整、客服回覆、財務會計、生產代工，這些都可以外包或交給AI。小公司最重要的原則就是：「只做最重要的事情，不重要的全部外包！」

我們要打造一個能讓你輕鬆的系統，而不是一個需要燃燒自己才能撐住的公司。如果你沒有這種系統思維，業績越高你只會越累，最後不是事業成長，而是老闆先掛掉。

蓋好兩大系統，公司就能順利運作

一家公司能順利運作，核心在「業務系統」及「營運系統」。業務系統就是對外創造營收的系統，包含了產品、行銷、通路、業務、顧客管理等。營運系統是對內提供後勤支援的運作系統，涵蓋了會計財務、生產採購、倉儲物流、人員外包、系統管理、數據分析、法務等。

我們要蓋的系統，就是把這些職能拆解成具體的任務，並且進一步寫成流程，讓業務與營運都能順暢地各司其職。

▲要把所有工作任務化，第一步就是把公司所有要執行的流程畫出來。最好用的還是傳統的大白板。Adobe Stock

推出白板，把所有流程畫出來

要把所有工作任務化，第一步就是把公司所有要執行的流程畫出來。我試過各種流程工具，最終發現最好用的還是傳統的大白板。它能讓你一眼看清楚所有流程之間的關係，也能讓思考流程更有視覺畫面。

做法很簡單，先在白板中央用大字寫：「公司系統」，然後左右分成兩大區塊，一邊是「業務系統」，一邊是「營運系統」。

左邊是幫你賺錢的業務系統

這一側全部是對外創造營收的工作。我們在框裡往下畫出幾個分支：

‧產品：產品開發、包裝設計、定價策略、賣點提煉

‧行銷：廣告投放、社群經營、內容製作、活動企劃

‧通路：在哪裡賣？官網、蝦皮、百貨快閃、經銷商

‧客服＆業務：處理顧客問題、成交對話、收單流程

‧品牌：視覺風格、品牌定位、品牌聲音、口碑與信任

‧回購系統：LINE、Email、簡訊推播，再行銷設計、老客活動

右邊是穩定後勤的營運系統

這一側則是能支撐公司日常運作的核心：

‧財務會計：發票開立、進銷存記帳、稅務申報

‧生產採購：原物料叫貨、委外製作、品質控管

‧倉儲物流：備貨、包貨、出貨、退貨處理、庫存管理

‧人力外包：助理、外包寫手、接案設計、臨時工協力

‧軟體系統：官網維護、後台訂單系統、自動化流程、文件專案管理、AI機器人

‧數據分析：業績報表、廣告數據、客群分析

你可以把業務系統想像成公司的引擎與機翼，而營運系統則是後勤維修、供油、導航、自動駕駛的整套架構，兩者缺一不可。

當我們把兩大系統中所有的工作都列出來後，下一步就是要把「工作任務化」。

工作任務化

什麼叫任務化？你不能只說「我要做行銷」或「我要顧好客服」，這種說法太模糊。模糊的工作沒辦法交接、沒辦法追蹤，也沒辦法評估成果。你必須要把每一項工作拆解成具體可以執行的任務項目，而且最好要具備這三個條件：

‧可以明確描述要做什麼（具體內容）

‧可以交付給他人（可外包）

‧可以用數字追蹤（可量化）

下面我們就來實際舉例，讓白板變成一份你能動手操作的公司地圖。

任務拆解範例：以「行銷工作的社群經營」為例

‧每週擬定3篇貼文主題

‧每週安排1個討論話題

‧每月舉辦1個社群活動

‧定期檢查互動數據、回覆留言與私訊

任務拆解範例：以「倉儲物流的訂單出貨」為例

‧列印出貨單與物流標籤

‧打包、貼標、交給寄件櫃檯

‧記錄已出貨清單與庫存變動

‧每週清點現貨庫存，與預計銷量對比

任務拆解範例：以「財務會計的會計記帳」為例

‧彙整每月收入與支出憑證

‧使用記帳工具或Excel登錄

‧與會計事務所對接報稅項目與憑證

‧每月5號前完成財務報表初稿

只要你這樣一項一項拆下去，幾乎每一件事都能變成可以執行、追蹤、優化、甚至交出去的「任務」，這就是我所說的工作任務化管理。

當你把所有的事情都拆開後，最後要決定什麼是核心任務要自己做，不可外包。小公司要專注做對的事情，其餘全部外包出去，才能讓老闆從工作瑣事中解脫。

把案子交給外包人員或AI工具

當你已經把每個工作拆解成任務，下一步就是決定，這些任務要由誰來執行？

對小公司來說，最重要的是「系統」與「整合」，不必要自己做的可以外包給合適的人員，或交給AI工具處理。

如果要交給外包人員，在台灣可以利用「小雞上工」、「Treads」這類平台找人，也可以在104人力銀行刊登工作需求。以我目前的觀察，在小雞跟Treads上面找人的效率很高。現在是全民斜槓、全民接案的時代，只要你能清楚說明任務、寫出流程，多數任務都能順利交付，而且外包費用往往比聘請員工划算很多。

如果任務可由AI工具完成，我建議要建立一套屬於你自己的工具系統。像我會用ChatGPT協助撰寫文案，用n8n讓日常任務流程自動化，Canva和Recraft製作圖文與插畫素材，Notion做專案管理與文件記錄，內容撰寫與簡易財務分析則可以靠Google文件與試算表來完成。

這些工具能處理大量重複、不重要、但又不可或缺的任務，幫你省下時間與腦力，把專注力留給真正有價值的事。

你要學會整合外包與AI，不要怕給別人賺，也不要懷疑別人的能力。有許多優秀人才會在下班後接案，我甚至曾經外包案子給大型企業的行銷人員、知名廣告公司的設計師，他們往往比正職工作時認真，甚至熬夜也要完成任務。這就是時代的機會：利用別人的碎片時間擴張你的事業版圖。

同時也要密切關注AI的進展，「完美的AI助理」很快就會誕生，到那時候你只要動動嘴、打一段字，就能完成過去必須仰賴專業人才才能完成的任務。我覺得這個願景已經不遠了，可能兩年內就會到來。只要你懂得整合外包人員，並設計你專屬的AI工具系統，一個人也能成為一支軍團。

小公司外包規劃表

看完前面的內容，你可能會想：「道理我懂了，但是具體要怎麼做？」別擔心，我已經幫你設計好一份外包規劃表，讓你可以按部就班地建立自己的外包軍團。

這張表格的核心概念很簡單，先把你現在所有的工作任務化，再決定哪些一定要親手處理，哪些可以外包或由AI執行。

依照下面範例，寫下你的「外包規劃表」

填完這張表格，你就離「一人軍團」更近一步了。記住，這不是要你偷懶，而是要你聰明工作。把不重要的事情外包出去，你才有時間專注在能創造價值的核心業務上。

一開始你也許會覺得外包麻煩，要教、要溝通、品質要把關，常常比自己做還累。但是當你的外包系統一旦成形，你會發現一個人也能像一支軍隊一樣運作。

最重要的是，不要想著一次把所有事情都外包出去，從最簡單、最重複的任務開始，一步一步建立你的外包軍團。今天就挑一個任務試試看，你會發現，這比你想像的還要容易！

（以上節選自《小電商賺大錢》第三部：營運篇〈第17坑〉第211頁～第221頁）